Новости

Новое в трудовом законодательстве: электронный кадровый документооборот

22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон от 22.11.2021 №377-ФЗ, в соответствии с которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации.

Во-первых, ст. 68 ТК РФ, касающаяся оформления приема на работу, претерпела существенные изменения. Теперь первая часть статьи определяет, что прием на работу оформляется трудовым договором, а вот оформление приказа о приеме на работу – отнесено к праву, а не к обязанности работодателя. Ранее действующая редакция статьи определяла, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Пока остается не понятным, какой документ – основание кадрового мероприятия в случае отсутствия приказа о приеме на работу нужно указывать в трудовой книжке и сведениях о трудовой деятельности.

Более того, вторая часть ст. 68 ТК РФ и вовсе утратила силу. То есть теперь в законодательстве отсутствует требование к работодателю объявлять приказ (распоряжение) о приеме на работу под роспись работнику.

Во-вторых, ТК РФ пополнился тремя новыми статьями (22.1, 22.2 и 22.3), касающимися электронного документооборота в сфере труда. Теперь работодатели могут создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без их дублирования на бумаге.

Электронный документооборот по новым правилам можно использовать в отношении практически всех кадровых документов, для которых предусмотрена обязательная бумажная форма. За исключением: трудовых книжек, актов о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказов (распоряжений) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Что в связи с этим важно знать:

1. Решение о переходе на электронный документооборот принимает работодатель, закрепляя это в локальном нормативном акте с обязательным учетом мнения первичной профсоюзной организации. В этом документе определяются: информационная система для электронного документооборота (это может быть собственная информационная система или платформа «Работа в России»); перечень документов и категории работников, для которых документооборот ведется в электронном виде; срок уведомления персонала о нововведении.

2. Порядок осуществления электронного кадрового документооборота также должен быть утвержден с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В нем могут быть закреплены сроки подписания работниками документов, инструктажей по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота и т.п. Обращаем внимание, что такой порядок может предусматривать и процедуру взаимодействия работодателя с выборным органом первичной профсоюзной организации и комиссией по трудовым спорам.

3. Если работодатель принял решение о переходе на электронный кадровый документооборот, то ему необходимо уведомить своих работников об этом, а также получить их письменное согласие. При этом если работник такого согласия не дал, это приравнивается к отказу, но за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем. Новые сотрудники организаций, перешедших на электронный документооборот, имеющие по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. А вот у лиц, принятых на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж, согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется.

4. Стороны трудовых отношений при осуществлении электронного документооборота используют электронную подпись. Определены случаи, когда используется только усиленная квалифицированная электронная подпись (при подписании трудового договора, приказа о дисциплинарном взыскании и др.) или неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора, либо выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства (ст.22.3 ТК РФ). Важно, что расходы на получение сотрудником электронной подписи (если ее нет) и ее использование несет работодатель.

Большинство изменений действуют с 22 ноября 2021 года, однако требования к составу и форматам электронных документов пока разрабатываются и будут применяться с 1 марта 2023 года.